IVoirNet - FAQ Mise en route télétransmission fichier B2 aux CPAM et mutuelles via concentrateur Codelis
- Saisie d'un dossier valide pour la télétransmission
- Télétransmissions des Dossiers (méthode classique)
- Vérification que la télétransmission c'est bien déroulé
- Que faire lorsqu'on reçoit un règlement TP ?
- D'autres solutions pour télétransmettre
- Ne pas écraser un lot non transmis
- Re-télétransmettre un lot déjà émis suite à une correction
- Réimprimer un bordereau FSE
- Réception d'une réponse de la CPAM par mel (Retour RPH ou Noémie)
- Procédure paramétrage des mutuelles dans F9 tiers pour télétransmission IRIS B2(TOP Mutuelle)
- Convertir les mutuelles MGEN, MNH, MSA etc... en CAISSE SECU dans F9 tiers
- Suite à un changement de connexion Internet (livexbox, freebox) Codelis ne marche plus.
Saisie d'un dossier valide pour la télétransmission
Voir plus bas "Paramétrage à ne faire qu'une seule fois avant de démarrer" si ce n'est déjà fait.
Chaque fois que vous saisissez une Adresse en F1 (client) ou une vente en F2 (dossier) , le programme vous mettra un avertissement lors du F4 (enregistrer) s'il manque une information nécessaire à la télétransmission.
Chaque fois que vous saisissez une Adresse en F1 (client) ou une vente en F2 (dossier) , le programme vous mettra un avertissement lors du F4 (enregistrer) s'il manque une information nécessaire à la télétransmission.Dans F1 (client), les champs obligatoires sont :
-"Date de Naissance"
-"Code sécu" client sur 15 car. (la clé de contrôle doit être juste)
-"L'organisme d'affiliation", que vous trouvez soit sur l'attestation aux droits, soit en lisant la carte vitale avec une calculette permettant la lecture des cartes à puce (modèle Xiring en vente en grande surface ou sur Internet aux alentours de 25 euros). Dans certaines villes (Besançon par exemple), les 5 premiers caractères suffisent : 01251 pour Besançon. Le programme remplit ce champ de zéro lors de la télétransmission afin qu'il ait les 9 chiffres nécessaires.
-La "caisse Sécu"
-Le "% de remboursement"
-"Type d'acte", "Nature d'assurance" et "type d'exonération" qui sont remplis par défaut.
Dans F2 (dossier), les champs obligatoires sont :
-Une "date d'ordonnance"
-Un "prescripteur" avec son numéro d'agrément sur 9 car. et une clé de contrôle valide.
Il faut demander à votre CPAM quel est le code Agrément pour "Bris" (="Remplacement d'équipement cassé")
Voici quelques codes connus :
Besançon : 251999918
Metz : 571999911
Forbach : 571999929
Thionville : 571999937
Merci de faire dans IVoirNet : Aide / Demande d'aide par courriel afin de compléter cette liste quand vous avez l'information pour votre ville.
IMPORTANT : En plus de tout ces champs obligatoires, il faut que votre dossier ai un numéro de facture.
Si vous desirez teletransmettre lors de la vente alors que le client n'a pas payé, il faut imprimer la facture et repondre "Oui" a la génération du numéro de facture.
Télétransmissions des Dossiers (méthode classique)
Une fois que vous avez plusieurs dossiers "valides" de saisie, plusieurs solutions s'offrent à vous pour télétransmettre.
Tout d'abord la solution la plus automatique.
Régulièrement (tous les 2 ou 3 jours par exemple), faire :
F12 (menus)
F2 (journée)
F10 (FSE Télétransmission).
Le programme cherche alors la date de votre dernière télétransmission (si c'est la première fois, il va choisir 30 jours avant).
Il sélectionne tous les dossiers ayant un numéro de facture entre cette date et aujourd'hui.
Il vous affiche les factures télé transmissibles :
1) ayant tous les critères cités ci-dessus
2) ayant un numéro de facture
3) n'ayant pas de numéro de lot FSE (=déjà télétransmis).
Vous acceptez ou non d'envoyer le dossier affiché à l'écran.
Une fois la sélection finie, le programme génère un fichier sur le disque qui va être envoyé par le programme Codelis qui s'ouvre
automatiquement.
Dans Codelis, il suffit de cliquer sur "Connexion à Codelis". Une petite planète remplace le curseur de la souris le temps de la
transmission.
Cliquer ensuite sur "Journal des transactions" et descendre l'ascenseur tout en bas.
Vérifier que votre, ou vos fichiers ont bien été transmis (d'après la date et l'heure).
Vous aurez également un message d'erreur comme ceci :
jj/mm/aaaa hh:mm:ss*****FTUA_CheckMail Erreur n° -46 Identifiant incorrect (Login ou Password)
Ce message est "normal". C'est parce que nous avons fait le choix de configurer Codelis pour qu'il envoie les fichiers B2 par mèl, mais qu'il ne lève pas vos mèls en retour, puisque
ceux-ci sont levés par votre logiciel de messagerie (Outlook Expess en général).
Il faut donc surveiller qu'il n'y pas de message d'erreur du style "échec de connexion" et faire abstraction du message ci-dessus.
Si vous avez un message d'erreur, contacter Codelis (le tel. est affiché en bas à gauche dans le programme Codelis :
02 41 47 46 46 ou codelis@wanadoo.fr
Les problèmes de transmission du fichier B2 ou de l'acceptation des dossiers visibles sur la page ouebe de Codelis ne sont pas du ressort du support IVoirNet.
Si tout est bon, vous pouvez fermer le programme Codelis.
IVoirNet est alors ouvert sur F6 (imprime) et vous affiche le Bordereau FSE Obligatoire.
Imprimez ce bordereau en N exemplaires.
Vous devez maintenant faire parvenir par voie postale à la CPAM concernée, (sous moins de 7 jours sous peine de pénalité) :
1) Le Bordereau FSE
2) Les N factures présentent sur le bordereau, triées dans l'ordre de celui-ci, avec l'ordonnance (quand vous l'avez).
3) Les N feuilles sécu triées dans le même ordre
Vérification que la télétransmission c'est bien déroulée
Après avoir imprimé, ou avant une nouvelle télétransmission, pour être sûr qu'il ne reste pas un lot qui n'a pas été télétransmis par Codelis,
dans F3 (facture) , placez vous dans l'onglet "télétrans B2" et cliquez sur : "c:\program files\codelis\emis"
S'il n'y a pas de fichier dans la fenêtre de droite, c'est que le fichier a été supprimé, donc transmis.
Enfin, pour être certains que Codelis a bien traité vos dossiers, toujours dans F3(facture) , placez vous dans l'onglet "télétrans B2" et cliquez sur : "http://www.codelis.com/codelis.htm"
Attention, l'interface se ressemble, mais à présent vous êtes sur Internet dans votre navigateur Internet Exploreur !
Cliquez sur "Connexion aux services"
La première fois, remplir votre identifiant et mot de passe qui vous a été communiqué par Codelis par courriel. Répondre "oui" a enregistrer le mot de passe.
Si Internet Exploreur ne vous invite pas à enregistrer le mot de passe, faire dans Internet Exploreur :
Outils / Options Internet / Contenu / Saisie semi-automatique / cocher toutes les cases à cocher.
Si tout était déjà coché, il faut taper le login et mot de passe au clavier caractère par caractère et ne pas faire un copier coller :
c'est une imperfection d'Internet Explorer...
Les fois suivante, quand le mot de passe a été enregistré, il suffit de double cliquer dans le champ "identifiant" pour sélectionner votre login.
Une fois dans l'interface ouebe Codelis faire : "Suivi du Tiers-Payant"
au dessus du bouton "lancer la recherche" sélectionner le choix "tous les lots" puis cliquer sur : "lancer la recherche"
Cliquer sur la ligne du lot qui vous intéresse, le détail des factures télétransmises s'affiche dans le partie basse.
D'autres solutions pour télétransmettre
Si vous n'avez qu'un seul dossier à télétransmettre, depuis F2 (dossier) dans l'onglet détail, cliquer sur "Facture numéro xxx".
Cela vous emmène dans F3 (facture).
Vous pouvez alors faire :
CTRL F11 (télétransmission FSE).
Si tout est valide et que cette facture n'a pas encore été télétransmise il vous demandera confirmation est créera un lot, donc un bordereau juste pour cette facture.
Dernière solution :
Après avoir fait une télétransmission, vous avez corrigé plusieurs dossiers où il manquait des informations et vous désirez à
présent télétransmettre tout ce qui est possible (et assez récent) :
F3 (facture)
Date Début = DM-2
Date Fin = J
F4 (recherche)
CTRL F11 (télétransmission FSE)
Le programme va scanner toutes les factures et ne proposera que les factures valides et pas encore télétransmises.
Ne pas écraser un lot non transmis
Si au moment de télétransmettre (CTRL F11 dans F3 (facture)) le programme vous signale
"avez-vous bien télétransmis le fichier xxxx etc..."
Cliquer impérativement sur "Annuler" afin d'abandonner votre nouvelle télétransmission sinon votre précédent fichier sera perdu !
Car s'il reste un fichier dans le répertoire d'envoie de Codelis, c'est qu'il n'a pas été envoyé la dernière fois.
dans F3 (facture) , cliquer alors sur l'onglet "Télétrans. B2"
puis pour ouvrir le programme Codelis en cliquant sur :
"c:\program files\codelis\codelis.exe"
cliquer ensuite sur "Connexion à Codelis" et enfin sur "Journal des transactions" et descendre l'ascenseur tout en bas afin de vérifier que vos lots sont bien partis ou cliquer sur :"c:\program files\codelis\emis"
Re-télétransmettre un lot déjà émis suite à une correction
Si vous vous apercevez que vous avez fait une erreur, il est possible d'annuler un lot pour le re-télétransmettre ensuite.
Nous vous conseillons d'être très prudent dans cette manipulation !
Voici la marche à suivre :
Tout d'abord faire une sauvegarde pour pouvoir revenir en arrière en cas de mauvaise manipulation :
Fichier / sauvegarde / Local SAV.
Ensuite, dans F3 (facture), si le lot n'est constitué que d'une seule facture,
préciser le numéro de facture et faire F4 (recherche) afin de n'avoir qu'une seule ligne à l'écran.
Sinon, préciser Date Début et Date fin de la façon la plus précise possible :
Car le programme d'annulation va effacer le numéro de lot pour toutes els lignes que vous voyez dans la liste.
Si vous êtes sûr de votre sélection, vous pouvez alors faire CTRL F10 Annul. Télétrans.
Une fois annulé, vous pouvez alors re-télétransmettre en suivant la procédure ci-dessus (F3 / vos dates / F4 / CTRL F11).
F3 (facture)
Préciser le numéro de lot dans le champ prévu a cet effet si vous le connaissez.
F4 (Recherche)
F6 (Imprimer)Sinon, placez-vous dans l'onglet B2 sur l'une des ligne du lot a re-imprimer puis faire F6 (Imprimer)
F9 (tiers)
Type d'adresse = MUTUELLE
nom de la mutuelle
F4 (recherche)
F9 (modifier)
mettre les infos ci-dessous dans le champ "Numéro ou Réf." qui se trouve en haut à droite de l'écran.
Si votre CPAM vous dit que la mutuelle est de type "Top Mutuelle" mettre simplement : M
Si le concentrateur doit envoyer la part sécu à la CPAM et la part Mutuelle directement à la mutuelle sans passer par la CPAM, commencer le champ par 99 C'est le cas pour AG2R par exemple.
Sinon, vous pouvez le commencer par 00 ou ne rien mettre, le programme ajoutera d'office le 00.
Entrer ensuite le code préfectoral de la mutuelle avec 2 syntaxes possibles :
ddM123456 ou dd est le département du siège social de la mutuelle (souvent 75...) et 123456 est le numéro de la mutuelle dans le département.
dd123456 : on vous communique le code généralement avec un M, mais le programme l'enlèvera, donc vous pouvez déjà l'omettre.Pour finir, quand vous faites un dossier CMU, le simple fait de cocher CMU dans le dossier ajoutera automatiquement le code préfectoral 89 99999997 Si vous n'avez pas précisé de Mutuelle avec un code préfectoral dans F1 Client.
Si votre CPAM n'accepte pas ce code, faire :
Menus / Paramétrage / Général
Code Param. = 100
F4 (Recherche)
F9 (Modifier)
effacer 8999999997
F4 (Enregistrer)
Attention ! La CPAM de Guyane gère les CMU comme un Top Mutuelle.
Il faut donc mettre dans ce paramétrage :
89 M
(89 + 9 Espaces + M)
Convertir les mutuelles MGEN, MNH, MSA etc... en CAISSE SECU dans F9 tiers
Tout d'abord, pour pouvoir télétransmettre a ces organismes, il faut avoir signé une convention avec eux, sinon ils refuseront vos dossiers.
MGEN, MNH, MSA et d'autres organismes sont considéré comme des CPAM et non comme des Mutuelles.
Il faut donc modifier dans F9 (Tiers) leur type d'adresse car ils ont été importé en tant que MUTUELLE :
F9 (Tiers)
type d'adresse = MUTUELLE
code adresse = MSA (par exemple ou MGEN ou MNH etc...)
F4 (Recherche)
Chercher la ligne correspondant a votre département.
Pour le trouver plus rapidement et de façon plus sur, vous constatez dans la colonne "numéro ou ref" que pour un type de mutuelle ce champ commence toujours par le même numéro :
MSA = 02
MGEN = 91
MNH = 95
etc...
Vous pouvez donc vous placer dans l'onglet recherche et dans le champ "numéro ou ref." mettre :
0225 si vous cherchez une MSA (02) et que vous êtes dans le département 25.
F4 (Recherche)
Placez-vous sur la bonne ligne.
F9 (Modifier)
Le premier champ, "Type", remplacer MUTUELLE par CAISSE SECU
F4 (Enregistrer)
Ainsi dans F1 (Client), sur le champ "Caisse Sécu", vous aurez votre MSA avec les 15 chiffres nécessaire à la télétransmission.
Il faut bien mettre dans ce cas (MGEN, MNH, MSA etc...) dans le champ "Caisse Sécu", et non dans le champ mutuelle !
Suite à un changement de connexion Internet (livexbox, freebox) Codelis ne marche plus.
Le programme Codelis vous adresse le message "la Connexion à CODELIS a échoué"
quand vous tentez d'envoyer un lot.
Vous voyez également dans l'historique un message du style :
09/03/2005 15:43:58*****FTUA_RASOpen Erreur n -2147482968 Il n'y avait pas de tonalité.
C'est parce que vous n'utilisez plus une connexion classique, mais votre connexion passe à travers votre réseau local.
Dans ce cas, il faut cliquer sur "paramétrage de la connexion" (dans le programme Codelis) , sur le premier champ "nom de la connexion", sélection la première ligne qui est vide. Cela signifie qu'il n y a plus besoin de se connecter.
Cliquer sur "valider la saisie" en bas.
Le transfert devrait à présent s'opérer sans problème.
S'inscrire auprès du concentrateur Codelis
Cliquer sur le lien suivant afin d'envoyer un mèl d'inscription au concentrateur Codelis
Vous recevrez en retour un mèl avec en pièce jointe vos login et mot de passe pour accéder a l'interface de 'une demande de prélèvement automatique.
Mentionner :
Votre adresse complète
Votre TEL et FAX
et surtout : Votre numéro d'agrément (9 chiffres qui s'imprimer sur feuille Sécu).
La ou les CPAM auquel vous êtes susceptible de télétransmettre
Vous recevrez en retour un mèl avec en pièce jointe vos login et mot de passe pour accéder à l'interface de Codelis ainsi qu'une demande de prélèvement automatique.
Le service de télétransmission des fichiers B2 proposé par Codelis est 0 10 euros par mois.
Acquisition d'un lecteur de carte Vitale
Cliquer sur le lien suivant afin d'envoyer un mèl de commande de lecteur carte vitale
Les tarifs pour les lecteurs sont prohibitifs actuellement sur le marché (plus de 300 euros le lecteur).
Nous vous proposons donc 2 solutions :
- Acquisition d'une calculatrice qui lit les cartes à puces (Carte Vitale, mais aussi carte de tel, CB etc...). On en trouve en grande surface pour environ 25 euros (TTC).
Avantage : le prix de départ et la mobilité dans le magasin.
Inconvénient : nécessité de ressaisir les données lus et obsolète en 2006 (Carte Professionnel de Santé pour opticien) .
- Acquisition d'un petit lecteur de carte mono fente qui se branche sur le port USB pour 60 euros.
Pour ceci, dans IVoirNet, faire : Aide / Demande D'aide et faire une demande pour N lecteurs. (sachant que le lecteur est rattaché au PC par le port USB, il en faudra peut-être plusieurs : un pour chaque table de vente).
Ensuite quand un client vient, dans F1 (Client) , enficher la carte dans le lecteur a fente puis cliquer sur "Lecture de carte Vitale" en bas à Gauche.
Installation du Lecteur Carte Vitale
Si le PC a été installé par nos soins, vous avez juste à enficher le lecteur dans un port USB, mettre une carte dans le lecteur et dans F1 (Client)
cliquer sur "lecture carte vitale".
Sinon, NE PAS ENFICHER DANS LE PORT USB DE SUITE. Il faut tout d'abord installer les pilotes afin que le lecteur soit détecté ensuite.
- Installation des Pilotes sur chaque poste ayant un lecteur de carte Vitale :Sur le poste concerné (le serveur ou la table de vente), fermer tous les programmes ouvert car il faudra redémarrer le PC à la fin.
Ouvrir IVoirNet est faire : Outils / Installer un programme Certifié / Vitale
Si vous n'avez pas le choix "Vitale", voir ci-dessous "Téléchargement des pilotes"
Sinon, Laissez vous guider dans la procédure d'installation.
A la fin le programme vous invite à redémarrer le PC.
Si vous êtes sur le serveur, pensez à bien fermer IVoirNet sur les tables de vente avant de redémarrer...
Après avoir redémarré, vous pouvez enficher le lecteur dans un port USB, mettre une carte dans le lecteur et dans F1 (Client) cliquer sur "lecture carte vitale".
Opération nécessaire que si dans IVoirNet vous n'avez pas le choix : Outils / Installer un programme Certifié / Vitale
Dans IVoirNet faire : Aide / Autres Mise a jour / MAJ Temporaire puis Aide / Lancer la dernière mise à jour.
Sur le serveur vous n'aurez plus besoin de faire : Outils / Installer un programme Certifié / Vitale
Puisque la mise à jour va le faire d'office.
Par contre, il faudra faire ce choix sur chaque table de vente ayant un lecteur (voir procédure ci-dessus).
Paramétrage à ne faire qu'une seule fois avant de démarrer :
Si vous démarrez avec IVoirNet, vous devez paramétrer votre adresse de magasin et surtout votre numéro d'agrément.
Depuis l'accueil IVoirNet faire :
F9 (tiers)
Type d'adresse = MAGASINS
F9 (modifier)
Remplir votre adresse si elle n'est pas complète et surtout, dans le champ en haut à droite, mettre votre numéro d'agrément sur 9 chiffres dans le champ :
"Num. ou ref."
F4 (enregistrer)
Ensuite, depuis l'accueil IVoirNet faire :
F12 (menus)
F3 (paramétrage)
F1 (général)
Type de paramétrage : CPAM
F4 (recherche)
Sélectionner la ligne :
GESTION DE LA FSE (param 1068)
F9 (modifier)
Cocher Actif
F4 (enregistrer)
Se replacer dans l'onglet liste, sélectionner la ligne :
CPAM PAR DEFAUT (param 73)
F9 (modifier)
STRASBOURG CPAM
F4 (enregistrer)
Dans le cas où Strasbourg est la caisse CPAM la plus courante.
Toujours placer le nom de la ville avant le mot CPAM :
VOTREVILLE CPAM
Si vous êtes en Alsace Lorraine,
Se replacer dans l'onglet liste, sélectionner la ligne :
% REMB SECU (param 3006)
F9 (modifier)
90
F4 (enregistrer)
Si vous êtes en Alsace Lorraine,
Se replacer dans l'onglet liste, sélectionner la ligne :
NATURE ACTE FSE (param 4023)
F9 (modifier)
REGIME LOCAL ALSACE MOSELLE
F4 (enregistrer)Si le PC n'a pas été installé par nos soins, il faut installer le programme de Codelis :
Dans IVoirNet :
Outils / installer un programme certifié / Codelis
puis se laisser guider par le programme d'installation
Si ce choix n'existe pas, télécharger : http://www.IVoirNet.com/codelis/codelis.zip
et l'extraire dans :
c:\program files\IVoirNet\installs\codelis\
Fermer et rouvrir IVoirNet puis faire :
Outils / installer un programme certifié / Codelis
Une fois Codelis installé, depuis l'accueil IVoirNet faire :
F3 (facture)
Cliquer sur l'onglet "Télétrans. B2"
Cliquer sur :"c:\program files\codelis\codelis.exe"
Cliquer sur "Parametrage de la Connexion"
nom de la connexion ="Wanadoo ADSL" (par exemple) ne rien mettre si routeur.
SMTP= smtp.wanadoo.fr ou smtp.free.fr etc... suivant votre fournisseur internet.
BAL= votremel@wanadoo.fr par exemple
Très important :
Ne surtout pas modifier les 3 lignes suivantes, même si vous n'avez pas Wanadoo comme fournisseur !
les 3 lignes à ne pas changer sont donc : "POP3", "identifiant" et "mot de passe" messagerie.Les valeurs par défaut sont respectivement "pop.wanadoo.fr", "mon identifiant" et "password".
il faut remettre ces valeurs si vous les avez modifiez par erreur.Version sésame = SV131000 (c'est Codelis qui nous demande de mettre cette valeur pour tous).
Émetteur = 00000xxxxxxxxx ou xxxxxxxxx sont les 9 chiffres de votre numéro d'agrément que vous avez saisi dans IVoirNet (Voir ci-dessous).
Il est très important de mettre 5 fois Zéro devant votre numéro d'agrément !
Pour finir, Cliquer sur
"Valider la saisie"
Très important également :
Cliquer à présent sur "Connexion à Codelis" même si vous n'avez encore rien à télétransmettre afin de vérifier que la saisie de vos paramétrages a bien été rentré et aussi pour créer les répertoires par défaut qui sont indispensables à IVoirNet.
Vous pouvez alors quitter le programme Codelis.