IVoirNet - FAQ - Caisse

 

        La caisse

 

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 F A Q

Comment faire un avoir ?

Allez sur le dossier / Onglet Détail / faites CTRL-F1

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        Comment dévalider la caisse du jour ou de la veille ?

Menus / journée / Caisse Journal / F4 (Recherche) / F9 (Modifier) / dévalider : Oui

Si cela ne marche pas, faire :

Menus / journée / Caisse Journal

Date du journal : 31/12/2010

F4 (Recherche) / F9 (Modifier) / dévalider Oui

Cela se produit lorsque l'ordinateur était post-daté dans une date future par erreur, que vous avez validé un journal à cette date future, et que vous êtes revenu à la date normale.

Voir aussi : Comment dévalider un dépôt ?

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        Le module caisse ne fonctionne pas !

La gestion de la caisse est désactivée par défaut.

Allez dans Menu / Paramétrage / Général / Caisse / F4 (recherche) / Gestion de la caisse / F9 (modifier)  Cochez actif = oui / F4 (enregistrer)

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        Comment imprimer le journal des ventes sur une période ?

Le journal des ventes pourrait s'appeler le journal des factures.

Allez en F3 (factures) / Indiquez les dates voulues / F4 (recherche) / F6 (imprime) / Soit le journal des ventes soit la récapitulation des ventes.

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      Comment transformer un mode de paiement par un autre ?

F4 (caisse)
Rechercher l'écriture par le nom du client par exemple.
F9 (modifier)
Cliquer sur le mode de paiement en question dans la liste en bas.
Cliquer sur le bouton "Transformer" en bas à droite.
Mettre le nouveau mode de paiement (normalement le montant ne change pas).

Si c'était un chèque en attente, le programme "auto-dépose" l'ancien chèque avec son équivalent en négatif dans un dépôt en date du 30/12/1899 c'est une opération blanche (total=0) afin qu'ils n apparaissent pas sur le dépôt du jour.

Si vous changez le montant, il faudra ajouter un autre mode de paiement afin que votre écriture soit à nouveau soldée, sinon elle deviendra à nouveau "non soldée".

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Pourquoi certains anciens dossiers se cumulent-ils avec les nouveaux ?

Par défaut, les dossiers non soldés se cumulent pour un client.

C'est néanmoins un paramétrage que vous pouvez désactiver:

Menu / paramétrage / général / code paramétrage :1065 / F9 modifier / décoché l'actif.

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Comment peut-on éditer le journal de vente d' une journée antérieure ?


Le journal de vente devrait en réalité s'appeler "journal des factures".
Quand vous faites : Menus / Journée / Journal de vente, le programme va dans F3 facture.

Il faut donc faire :

F3 (facture)
Mettre vos dates
F4 (recherche)
F6 (imprime)

Cela est vrai également pour le récap des journaux de ventes à la fin du mois par exemple.

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La case "reste à solder" est remplacée par "?" et aucun acompte n'apparaît.

Lorsque vous souhaitez solder une fiche lentille ou optique saisie dans votre ancien logiciel et récupérée dans IVoirNet,  la case "reste à solder" est remplacée par "?" et aucun acompte n'apparaît.

Il suffit de faire F9 (modifier) et F4 (enregistrer). L’écriture caisse sera alors crée.


Ensuite, vous saisissez le montant de l'acompte de l'ancien logiciel en mode de paiement VIREMENT afin que cela n'influe pas sur la caisse (les dépôts et le report).

Si après F9 (modifier) / F4 (enregistrer) vous avez toujours un "?", faire :

F12 (menu)

F3 (paramétrage)

F1 (général)

Code (paramétrage) = 2017

F4 (recherche)

F9 (modifier)

remplacer 30 par 999

F4 (enregistrer)

Maintenant le programme crée une écriture caisse même si le dossier est très vieux. Cela vous permet de créer l'écriture caisse pour vos ancien dossier et saisir les acomptes.

Après avoir tout crée, remettre le paramétrage 2017 a 30 Jours afin que le programme ne crée pas d'écriture caisse si vous modifiez un vieux dossier pour lui ajouter un commentaire par exemple

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Procédure pour automatiser l'envoi des pièces comptables au format électronique (impression pdf)


Depuis l'accueil IVoirNet :
F12 (menus)
F3 (paramétrages)
F2 (impressions)
"Nom de l'imprimé" taper par exemple : %JOURN (recherche tout les états ayant le mot JOURNal ou JOURNaux ou à n'importe quelle position)
F4 (recherche)
Sur chaque ligne faire :
F9 (modifier)
dans le champ mèl mettre le mèl de la comptabilité
F4 (enregistrer)
Renouveler l'opération sur les états de type DEPOT, ETAT DE STOCK etc...

A présent chaque début de mois faire par exemple :
F3 (facture)
date debut = DM-1
date fin = FM-1
F4 (recherche)
F6 (imprime)
mettre en bleu la ligne "recap des journaux de ventes"
cliquer sur "imp. par courriel"

La compta recevra automatiquement le recap des journaux de vente par courriel au format PDF et vous n'avez pas besoin de préciser le mel car il a été paramétré par défaut.

Vous pouvez utiliser ce principe pour les dépôts et autres impressions bien sur.

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Comment connaître les factures non soldées ?
 

F3 (facture)
Date début : DM-6
Date fin : FM
F4 (recherche)
F6 (imprime)

Sur la ligne journal de vente dans la colonne "Eti. Absentes" mettre le chiffre 1.
Double cliquer sur "journal de vente" ou cocher cette ligne pour l'imprimer.
L'état s'appelle alors : Journal de vente paiements post facture

Permet de voir toutes les factures depuis 6 mois ayant un numéro de facture et dont le paiement a eu lieu après la date de facture ou si le paiement est encore inconnu.

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Remboursement d'un produit par un autre

F2 (dossier)
Date début : DM-1
date fin : FM
Type de visite : RAPIDE
F4 (recherche)
Chercher dans la liste la vente et cliquer dessus pour sélectionner.
CTRL F1 (avoir)
Supprimer les lignes ou l'on ne fait pas d'avoir s'il y en a.
F4 (enregistrer)
F5 (vente rapide)

Répondre "Ok" à la question "Voulez-vous vendre un autre produit de suite?"

Saisir le ou les nouveaux produit
F4 (enregistrer).
Faire payer la différence ou payer en espèce si c'est un remboursement et rendre la monnaie...

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Comment dévalider un dépôt ?


Menus / journée / dépôt / type de paiement = CHEQUE par exemple

Date Dépôt (champ juste en dessous) = sélectionner la date

F4 (recherche) / F9 (modifier) / dévalider :  Oui

il faut au préalable dévalider le journal de caisse si celui-ci a déjà été validé, voir : Comment dévalider la caisse du jour ou de la veille ?
 

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Comment avoir la liste des chèques ou tiers payant en attente ?

Depuis l'Accueil IVoirNet :

F12 (menus)
F2 (journée)
F1 (dépôt)

mode de paiement = CHEQUE (choix déjà par défaut) ou TIERS PAYANT
Type de liste :
'Tous" => les non déposable et ceux prêt pour le dépôt
"Déposable" => que ceux qui peuvent être remis en banque
"Non déposable" => la liste des cheques en attente avec une date de déposable supérieur à la date du jour/

F4 (recherche)
F6 (imprimer)
Double cliquer sur "Liste" ou cocher cette ligne et décocher le reste.
F4 (imprimer) afin de pouvoir pointer la liste sur papier d'après la réalité.


Pour rendre un paiement déposable, le sélectionner puis faire CTRL F1. (plus simple que F9 (modifier) et d'effacer la date...)

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Comment décumuler des dossiers et les réaffecter au bon client (suite à un cumul d'adresse par erreur) ?

Quand vous faites CTRL F1 (Fusion Adresse) dans F1 Client, si vous vous trompez, le client A se retrouve avec ses dossiers plus les N dossier du client B qui a été détruit.

Pour réaffecter les dossiers au client B, c'est un peu lourd, mais c'est possible :

Tout d'abord il faut recréer l'adresse du client B dans F1 Client.

Ensuite Allez dans F2 Dossier, sans fermer F1 Client (qui est sur l'adresse de client B).

Dans l'onglet "Recherche", cliquer sur "Effacer la sélection" (bouton à droite) puis dans NOM, mettre le nom du client A.

F4 (Recherche).

Se placer dans la liste sur l'un des dossier du client B (repérable d'après les puissances ou date de dossier...)

F9 (modifier) et de suite F4 (enregistrer).

Le programme détecte que F1 Client est ouvert sur une autre adresse que celle qui appartient actuellement au dossier (le client A...) et vous pose la question :

"Voulez-vous réaffecter ce dossier au client B ?". Répondre "Oui"...

Renouveler l 'opération sur les N dossier du client B.

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Encaissement  simultané de deux clients différents en un seul règlement
 

Il y a deux méthode :

Soit en F2 (dossier) sur l'un des 2 dossiers, faire CTRL F4 (cumul Caisse) et taper le numéro de l'autre dossier (en haut à droite de la fiche technique).

Soit en F4 (caisse), appeler le nom, se placer sur l'une des 2 écritures caisses, faire CTRL F2 et taper le numéro de l'autre dossier (en haut à droite de la fiche technique).

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Colonne Paiement Inconnu sur journal de vente

Le journal des ventes pourrait s'appeler "journal des factures".

Si vous générez le numéro de facture (pour télétransmettre à la CPAM par exemple) et que votre client n'a pas payé, la colonne "inconnu" sera remplit.

Cela sera le cas également quand vous transformez un mode de paiement par un autre. Pour "transvaser" d'une colonne à une autre, le programme est obligé de passer par la colonne "Inconnu" car ce n'est pas forcement fait à la même date.

Quand vous imprimez le Récap. des journaux de vente, cela est paramètré pour que celui-ci soit identique à chaque journaux de vente.

Donc si un client a eu sa facture le 05 du mois et a payé le 21 sur le récap. le paiement restera "Inconnu".

Vous pouvez changer cette configuration :

Menu / Paramétrage / Général

Code Param = 1080
F9 (modifier)
Cocher Actif
F4 (enregistrer)

Le Récap des journaux de ventes tiendra alors comptes des paiements même s'ils ont eu lieu après la date de facture.
Si vous réimprimez un journal de vente, il fera de même.

Ce paramétrage est désactivé par défaut car dans ce cas, le récap ne concorde pas avec le journal du jour.

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Dépréciation de stock

Pour indiquer au programme quelle formule appliquer pour la dépréciation faire :

Menus / Paramétrages / Formules
Nom de la formule = DEPRECIATION
F4 (recherche)
F9 (modifier)

Vous avez par défaut :

IF(C>=5;A*0.1;IF(C>=4;A*0.25;IF(C>=3;A*0.5;A)))

A = Prix Achat remisé
C = Nombre d'années depuis l'achat

La formule ci-dessus se lit :

Si le produit a 5 ans ou plus, alors, le nouveau prix sera égal à 10 % de sa valeur
Sinon, s'il a 4 ans ou plus (donc entre 4 et 5 ans), alors le nouveau prix sera égal à 25 % de sa valeur
Sinon, s'il a 3 ans ou plus (donc entre 3 et 4 ans) alors le nouveau prix sera égal à 50 % de sa valeur
Sinon (donc s'il a entre 0 et 3 ans), ça sera le prix d'achat remisé donc = 100 % (pas de dépréciation...)

Bien refermer les parenthèses quand vous ouvrez une condition "IF(" et respecter les points-virgules :
IF(condition ; si vrai ; si faux)

Vous pouvez aussi mettre une formule toute simple :
A*0.10 ou même A*0+1 (Prix déprécié fixe de 1 euro...)

Dans ce cas, cela ne tiendra pas compte du nombre d'années et dépréciera donc toute la sélection que vous aurez faite.

Si vous avez appliqué par erreur une dépréciation sur tout votre stock monture alors que vous vouliez ne faire que quelques produits, le mieux est de mettre la formule :
A*0

Le programme efface alors la dépréciation et le produit vaut alors à nouveau 100 % de sa valeur.

Vous ne pouvez pas surévaluer un stock en mettant A*1.1... il efface aussi dans ce cas la...

Enfin : si la nouvelle dépréciation donne un prix superieur à l'ancienne, il n'en tient pas compte. Exemple : vous avez dépréciez quelques monture a 1 euros. Vous decidez ensuite de déprécier tout votre stock de 10 % (A*0.9), le programme laissera les montures déprécié a 1 euro car A*0.9 sera (en générale...) supérieur a 1.

Ensuite, depuis l'accueil, faire F7 (stock) préciser la Famille ainsi que la Griffe si vous le désirez puis F4 (recherche).

Vous avez alors 2 solutions :

Soit vous ne désirez déprécier que quelques produits sélectionnés dans la liste.
Faire alors CTRL Click (maintenir la touche CTRL en bas à gauche du clavier enfoncée tout en cliquant sur la ligne désirée). Vous avez alors N lignes surlignées en bleu.

Soit vous désirez déprécier toutes les lignes qui font parties de la sélection (s'il y a la notion de date (variable C) dans la formule, il n'appliquera la déprécation que sur les produits anciens...) Vous n'avez dans ce cas rien de spécial a faire hormis : Actions / Dépréciation de stock
Le programme applique la formule sur la sélection.


Maintenant si vous faites F6 (imprimer) vous avez 2 colonnes :

P.M.P = Prix Moyen Pondéré qui est le prix non déprécié
Dep. = qui est la valorisation du stock déprécié.

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Comment ne pas imprimer le commentaire sur la fiche technique ?

Il suffit de faire commencer le commentaire par le symbole arobase : @.
Exemple :

@ ce commentaire ne sera pas imprimé sur la fiche technique mais sera
visible à l'écran.

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Imprimer un récapitulatif de facture annuel pour remboursement mutuelle des lentilles

F1 (Client) - Rechercher votre Client
Cliquer sur le lien bleu "Facture" en haut à droite de l'écran :
Ceci affiche toutes les factures de votre client.
Cliquer sur l'onglet "Recherche" en haut à gauche
dans date début mettre : DA (Début Année)
Date Fin : FA (Fin Année)
F4 (Recherche)
F6 (Imprimer)
Sélectionner "Récap de factures"

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Comment cumuler 2 dossiers sur une même facture ?

Un dossier ne peut avoir que 2 verres et une monture afin que le prix moyen d'un dossier ai un sens. 

Vous devez donc faire 2 dossiers.

Ensuite allez en F3 (Facture)
Appelez le nom de votre client.
Placez vous sur l'une des 2 lignes.
Faites CTRL F2 (Cumul de dossier)
Indiquez le numéro de l'autre dossier (imprimé en haut de la fiche technique)
Vous avez donc en F2 (Dossier) : 2 dossiers
en F3 (Facture) : une seule facture pour les 2 dossiers
F6 imprimer : permet d'imprimer la feuille sécu cumulée et la facture cumulée.

Le dispatching de prix est possible aussi en F3 (Facture).

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Comment faire une sortie de stock ou une cession ?

F7 (stock)

Action / Sortie de stock

Faire le choix de type de sortie : CESSION par défaut.

Saisir les N code étiquette et quantité à déstocker.

puis finir par annuler et revenir a l'Accueil.

F11 (stat.)
type de stat = STOCK
nom de la stat : SORTIE DE STOCK
mettre les dates ou la sortie a été faite = date du jour normalement
F4 (recherche)
F6 (imprimer)

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Avoir un tarif simple sans devoir créer des formules

Vous aimeriez avoir un outil d'aide à la vente très puissant sous forme de catalogue plastifié,
qui vous permettra de proposer rapidement vos tarifs au client pendant la vente.
5 niveaux de Prix et de main d'oeuvre différents.

Cliquer sur :  http://www.tarif-verres.com/

Plus besoin dans ce cas de créer des formules, de les affecter aux verres, etc...

Vous pouvez y commander un tarif relié et plastifié exploitable pendant la vente.

Vous devrez alors activer le paramétrage 1092 (Menus / Paramétrage / General / code param 1092) afin d'avoir rigoureusement le même tarif sur le catalogue papier et dans IVoirNet.

Plus besoin dans ce cas de créer des formules, de les affecter aux verres, etc...

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Mise à jour de la clé d'activation

Quand votre clé d'activation expire dans 30 jours, le programme vous en avertit et envoi d'office un mèl avec une demande de clé.

Vous recevez en retour un mèl qui vous communique votre nouvelle clé.

Balayez avec la souris toute la longue série de chiffre afin de surligner en bleu puis faire clique de droite et "Copier".

Dans IVoirNet, faire : Aide / A Propos

Effacer tout ce qui est écrit dans le champ "clé d'activation" puis toujours dans ce champ, faire Clique de droite et "Coller" (ou "Paste" en anglais).

F4 (Enregistrer)

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Édition d'un bon de commande pour une monture, jumelle, Solaire, etc... non stocké en magasin

Activer le param 1041 afin que cela crée l'encours de commande même s il n y a pas de verre.

Faire Menu / param / impression / Nom imp = BON DE COMMANDE
F4 (recherche) / F9 (modifier)
cocher actif.
F4 (enregistrer.)

Lors d'une vente d'un produit à commander :

En F2 (dossier), Faire une vente de type OPTIQUE même s il n y a pas de verre et monture : on peut vendre des divers en optique => cela crée la commande.

Ensuite faire F6 imprime et sélectionner "bon de commande" :
On peut imprimer / faxer / envoyer un mel pdf du bon de commande de la jumelle / monture / solaire etc...

Il demande si on veut passer en mode commander : faire attention si c est 2 verres et une monture...
il faut laisser en "a commander"  pour les verres si on commande la monture...

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Comment faire un dépôt espèces avec des centimes ?

Menu / paramétrage / général
code param = 68
F4 (recherche)
F9 (modifier)

En bout de ligne après le 1 ajouter un espace et : 0.01
F4 (enregistrer)

Lors du dépôt espèce il vous demandera le nombre de centimes

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Gestion de la traçabilité - demande le numéro de lot lors de la vente

La traçabilité est désactivé par défaut.

Pour l'activer : Outils / Options / Code paramétrage 1074 / F4 (Recherche) /
F9 (Modifier) / Cocher Actif / F4 (Enregistrer)

A présent quand vous ferez une vente, il vous demandera le numéro de lot.

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Affecter une vente rapide déjà saisie à l'adresse d'un client
 

Aller en F1 (client) et se placer sur l'adresse du client (ou créer si nécessaire).

Cliquer sur le lien bleu "Dossier" en haut à droite (ou faire F5 (annuler) si vous avez crée l'adresse car vous ne voulez pas saisir de dossier).

Dans le module dossier, cliquer sur l'onglet "Recherche" en haut à gauche puis cliquer sur le bouton "Effacer la sélection" (à droite).

Donner les dates de début et fin approximative à laquelle la vente rapide avait été faite.

Dans le champ "Type de Visite", vous pouvez préciser : RAPIDE.

F4 (recherche)

Placez vous sur la vente rapide concernée puis faire F9 (modifier) F4 (enregistrer).

Le Programme détecte que dans le Module F1 (Client) qui est encore ouvert ce n'est pas la même adresse et vous demande si vous désirez réaffecter la vente à cette personne. Répondre "Oui" si c'est bien le bon nom...

Cette procédure est aussi valable pour réaffecter un dossier saisie sous un mauvais nom (le type de vente peut changer mais la logique reste la même)

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Paramétrage des 10 catégories ventilation produit pour journal de vente et journal des paiements


Aller dans : Outils / Options
Type de Paramétrage = DEVIS FACTURE
F4 (Recherche)

Les 10 Premières lignes sont les noms de ces 10 catégories.
la Catégorie 0 est la catégorie "joker" ou "par défaut".
C'est à dire si une famille n'a pas de catégorie, la ventilation sera placé dans cette première colonne.
C'est pour cela qu'elle s'appelle PARAOPTIQUE et il est déconseillé de la modifier (ou alors l'appeler DIVERS...)

Ensuite vous pouvez choisir l'ordre que vous voulez. Vous êtes limité à 9 catégories pour un problème de place sur l'impression.

Une fois fini, faire F6 (Imprimer) F4 (Imprime) pour avoir cette liste sur papier A4.

Aller dans : menus / Paramétrages / Famille F4 (Recherche)

Vous voyez que pour les familles TEINTE, ANTI-REFLET, SUPPLEMENT et VERRE dans la colonne "Catégorie", il y a la valeur 1.
Cela veut dire que tout produit de ces familles seront ventilées dans la catégorie 1 (=2eme colonne puisque on commence a 0).

Toutes les familles n'ayant pas de valeur iront dans la colonne 0 = PARAOPTIQUE par défaut.

Vous pouvez donc par exemple créer une catégorie 9 spécialement pour les famille dont la TVA est à 5.5%
Il faudra donc pour la famille AUDIO, mettre la catégorie 9 et pour le paramétrage 99 (dans outils / options) mettre "AUDIO 5.5 par exemple.

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Refus de validation du journal de caisse (Balance fausse)

Quand vous voulez imprimer votre journal de caisse, vous pouvez avoir le message suivant :
"la somme des paiements balance doit être égale à zéro"

Placez vous dans l'onglet "liste" de votre journal de caisse.
Les paiements sont triés par type : regardez les paiements BALANCE :

Soit vous avez saisie par erreur un paiement de type BALANCE pour un client, il faut le supprimer.
Soit vous avez fait CTRL F3 dans le module de dépôt pour réception de TP, ce qui a crée N paiement BALANCE et vous êtes allé ensuite en F4 caisse et vous en avez supprimé 1. A vous de recréer ce paiement manquant.

Le paiement BALANCE sert juste à basculer des montants d'une écriture caisse à une autre et comme sont nom l'indique, la BALANCE doit être équilibrée (total = 0) pour faire la caisse.

Voir aussi : Que faire quand on reçoit un règlement TP ?  (http://www.ivoirnet.com/aide/faq/TiersPayant.htm#debut)

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Que signifie les lettres entre [ ] devant le nom dans le journal de vente

La lettre correspond au mode de paiement mis dans la colonne "Autre" (dernière colonne) :

A = AVANT CAISSE
B = BALANCE
P = PERTES ET PROFITS
I = INCONNU (=dossier non soldé)

Il peut y avoir plusieurs paiements différents (B et P par exemple) et même s'il y a plusieurs BALANCES, la lettre B ne figure qu'une  seule fois.

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