Pouvoir joindre des documents à une fiche
Il est possible de joindre n'importe quel document à n'importe quelle fiche dans tout le logiciel IVoirNet, (hormis F11 (Stat) et F8
(catalogue)).
Ceci peut être utilisé pour les exemples suivant :-Attacher la photo fait par WebCam ou appareil photo numérique dans F1 (Client)
-Attacher le scann d'un précal ou d'une "entente préalable Mutuelle" dans F2 (Dossier)
-Attacher un document Pdf, Word ou Excel fournit par une mutuelle, un fournisseur ou toute autre adresse de F9 (Tiers)
-Attacher la photo de la monture ou d'un autre produit (téléchargé depuis Internet) dans F7 (Stock)
un dernier exemple :
-Attacher l'export Pdf (dans F6 (Imprimer)) d'une facture spéciale que vous avez du personnaliser pour ajouter les LPP ou autres...La liste est bien sur non exhaustive. Le but est juste de vous suggérer des possibilités.
Certains document ont besoins d'être conservé a vie. D'autres ont une durée de vie éphémère (une "entente préalable de mutuelle" est sans doute obsolète après 3 mois...).
Quand vous cliquez sur le lien bleu "Joindre" en haut a droite dans chaque module (voir paramétrage à faire plus bas pour avoir ce lien), le programme vous demande de localiser où se trouve le fichier sur le disque.
Vous pouvez déterminer qu'il ouvre toujours au même endroit en indiquant le chemin dans le paramétrage 124 (outils / options) :
C:\windows\bureau par exemple. Ou le répertoire ayant les images scannées. Ou encore le répertoire de la WebCam si vous utilisez souvent ce type de document.
Le programme vous demande ensuite le nom du fichier qui s'affichera à la place du mot "joindre" en haut à droite de l'écran.
(sur fond jaune ou autre couleur si vous avez changé le paramétrage 2012).
Si ce nom vous importe peu, vous pouvez mettre le mot "Document" ou "Fichier" dans le paramétrage 125 (toujours dans Outils /
Options).
Sinon, le programme vous proposera le nom du fichier existant.
Ce nom de fichier n'a pas besoin d'être unique. Vous pouvez mettre "Photo" pour une photo de WebCam ou le nom et prénom de votre client si vous désirez ensuite pouvoir le retrouver directement sur le disque dur.
(Le programme ajoute des chiffres devant le nom de fichier afin de retrouver le document pour la bonne fiche)
Il vous demande en dessous la date d'expiration. Le paramétrage 123 à pour valeur : A+100 par défaut.
A+100 = le fichier ne sera pas détruit avant 100 ans... autant dire jamais...
Pour une "entente préalable", vous pouvez remplacer cette date par M+3 (dans 3 mois) etc...
L'épuration se fait automatiquement lors d'une sauvegarde externe (tout les 7 jours sauf si vous avez changé le param. 2002).
Suivant le paramétrage 1113, vous pouvez demander que le fichier original soit supprimé (puisque il est déplacé dans le répertoire
ayant les fichiers joints) ou conservé (choix par défaut mais qui peut-être gênant suivant l'utilisation...)
Si vous désirez supprimer une pièce jointe a laquelle vous auriez mis une grande date (qui est donc "non-épurable") :
Double cliquer sur le nom du fichier en haut à droite de l'écran et confirmer la suppression.
Vous pouvez également mettre la souris sur le nom du fichier (sans cliquer), une bulle d'aide indique le nom complet du fichier.
Vous voyez également cette information dans la barre grise en bas d'IVoirNet.
Il faut ensuite faire : Outils / explorateur de fichier, aller dans le répertoire ayant les fichiers joints (Paramètre 122) et vous pouvez supprimer le (ou les) fichier(s) sur le disque.
Quand vous retourner sur la fiche dans IVoirNet, il détecte que le fichier n'est pas présent sur le disque et remet alors le mot "joindre" afin de pouvoir mettre une nouvelle pièce jointe.
Paramétrage de départ pour avoir cette fonctionnalité :
Nous vous proposons une configuration "type" mais les noms et emplacements sont libres.
Dans IVoirNet, sur le Serveur faire : Outils / Explorateur de Fichier
Si votre disque est partitionné (cela veut dire qu'il y a d'autre disque après le C: et avant le lecteur de CD-Rom), nous vous conseillons de créer le répertoire sur une autre partition que le C:
Si votre base se trouve dans F:\data\ par exemple, nous vous conseillons de créer un sous répertoire dans le répertoire F:\Data (clique de droite / nouveau / dossier dans la fenêtre de droite)
Nommer ce dossier "Joint" de préférence (clique de droite / renommer)
Très important si vous avez plusieurs postes :
Faire clique de droite sur ce dossier "joint" puis "partager".
Autoriser la lecture mais l'écriture également afin que les tables de vente puissent aussi joindre des fichiers.
A présent dans IVoirNet, faire :
Outils / Options
Code paramétrage 122
F4 (Recherche)
F9 (Modifier)
Si vous avez plusieurs poste, mettre :
\\SERVEUR\JOINT
ou SERVEUR est le nom de votre Serveur et JOINT et le nom de partage donné au répertoire que vous avez crée.
Si vous étés en monoposte mettre :
F:\DATA\JOINT
ou
D:\JOINT
ou C:\PROGRAM FILES\IVOIRNET\DATA\JOINT
suivant l'endroit ou vous avez crée le répertoire "joint".
F4 (Enregistrer)
Voici à présent un récapitulatif des différents paramétrages cités précédemment permettant de régler à votre convenance cette
fonctionnalité.
Pour les modifier et avoir une vu globale :
Outils / Options
type de paramétrage SAUVEGARDES
F4 (Recherche)
122 : Répertoire recevant les fichiers joints.
123 : Date d'expiration du fichier joint. A+100 par défaut =n'expire jamais. autre suggestion : M+3=dans 3 mois etc...
124 : Répertoire par défaut pour joindre un fichier : Vide par Défaut = c est le dernier répertoire utilisé qui sera proposé. Sinon
indiquer un répertoire : C:\Windows\bureau par exemple.
125 : Nom par défaut pour les fichiers joint : Vide par défaut = nom du fichier original mais vous pouvez mettre DOCUMENT ou FICHIER
qui sera un mot générique proposé alors par défaut.
1113 : suppression du fichier à son emplacement d'origine (le fichier était sur le bureau par exemple) après déplacement dans le répertoire "joint" (Non par défaut)
Attention !
Il n'y a aucune sauvegarde automatique de ce répertoire contenant les fichiers joints.
Les données ne sont pas dans votre base, donc pas dans votre sauvegarde et seront perdu en cas de crash-disque. C'est à vous de faire de temps en temps une sauvegarde sur une clé USB ou autre support externe (graver sur un cd-rom ?) si vous pensez que ces pièces jointes sont indispensable.
IVoirNet ne peut gérer la sauvegarde de ce répertoire qui peut prendre une taille importante si vous exploitez "fortement" le procédé...