(rubrique : DIVERS)
Conformément à ce que nous vous avions communiqué par mel type + Cui-Cui, vous trouverez ci-joint notre proposition pour le RGPD et le déroulement des opérations.
Rappel réglementaire :
Les magasins d’optique sont amenés à collecter, stocker, transmettre et utiliser les données personnelles de leurs clients. Ils sont donc directement concernés par l’entrée en vigueur du RGPD (Règlement Européen relatif à la Protection des Données Personnelles), le 25/05/2018.
Le RGPD est une étape majeure dans la protection des données. Il vise à renforcer l’importance de cet enjeu auprès de ceux qui traitent les données et à responsabiliser les professionnels. Il consacre et renforce les grands principes de la loi Informatique et Libertés (CNIL), en vigueur depuis 1978, et accroît sensiblement les droits des citoyens en leur donnant plus de maitrise sur leurs données.
Les organismes qui traitent des données personnelles, comme les magasins d’optique, devront veiller au respect des textes tout au long du cycle de vie de la donnée. En contrepartie de cette réduction du contrôle en amont, le RGPD renforce les pouvoirs de sanction des CNIL nationales.
Pour s’assurer de leur conformité à tout instant, les responsables de traitements, tels que les gérants de magasins d’optique, disposeront de nouveaux outils (analyses d’impact, registre) et de nouvelles personnes ressources (les délégués à la protection des données).
En pratique, les gérants de magasins d’optique doivent tenir une documentation interne complète sur leurs traitements de données personnelles de leurs clients et s’assurer que ces traitements respectent bien les nouvelles obligations légales.
Pour vous aider dans cette tâche, nous avons établi un exemple type de cette documentation appelée « base de registre » avec un magasin fictif, que vous trouverez ici, au format Word et donc modifiable directement : RGPD - Registre.doc.
Dans cet exemple, nous avons intégré les deux principaux traitements que vous êtes amenés à faire dans l’exercice de votre métier : transfert aux fournisseurs verres et lentilles des données et transfert aux OCAM.
Si vous faites du marketing, vous serez amenés à créer de nouveaux traitements. Il conviendra donc d’ajouter à cette documentation les traitements que vous êtes amenés à faire notamment pour votre marketing.
Si vous souhaitez un suivi particulier au téléphone, merci d’utiliser la fonction Aide / Formation téléphonique dans le logiciel afin que les demandes soient gérées par prise de RDV et en pénalisant le moins possible la hotline.
Nous avons également fait évoluer le logiciel pour vous permettre d’obtenir un consentement exprès de la part de vos clients et ceci à compter du 25/05/2018 pour gérer leur coordonnées commercialement.
Lors de la création d’un nouveau client, le champs « mailing » est à renseigner avec une boîte déroulante :
Cette information est prise en compte dans le module Marketing / Mailing mais pas dans le menu Marketing / Générateur pour rappel.
Vous disposez des paramétrages numéro 286 et 287 pour indiquer la phrase de votre choix qui sera reprise sur votre devis. Dans les deux cas, une phrase est renseignée par défaut.
Exemple, sur le devis sera mentionné : « J’accepte de recevoir les promotions commerciales par téléphone, SMS ou courrier ».
Vous avez une case à cocher, devant, que le client devra cocher en signant un devis.
Il faut qu’il coche l’un des deux scénario pour obtenir son consentement exprès et non pas un consentement tacite pour être en règle avec le RGPD.
Toute transmission de données personnelles doit être soumise à l'accord du client. Une impression "consentement client" doit être imprimée, signée par le client, et conservée dans vos archives pendant 3 ans.
Conclusion :
Pour ceux d’entre vous qui n’ont pas pris le temps de se renseigner, nous pouvons proposer une formation qui sera facturée 40€ HT.
Pour les autres vous pouvez poser vos questions pratiques par mel, nous collationnerons les questions et nous répondrons, pour l’ensemble de nos clients, par Cui-Cui. (Oiseau qui figure en bas à gauche de la page de garde d’Ivoirnet et bandeau qui passe en haut de cette même page d’accueil).
Nous ferons bien entendu évoluer le logiciel en fonction, mais nous attendrons des retours terrains de contrôle éventuel ou d’amendements qui seraient apportés.
Vous avez suffisamment de matière pour vous mettre en conformité ou du moins prouver votre bonne foi.
