• Se connecter :
  
  Indiquer l'utilisateur "Gérant", sans mot de passe.
  Vous pourrez ajouter un mot de passe et/ou configurer d'autres utilisateurs, par la suite, dans : Paramétrage / Utilisateurs
  
  
• Trouver de l'aide :
   
  
  • A tout moment, dans le programme, vous pouvez cliquer sur le menu en bas à gauche "Aide / Alt F1 Aide" (touches Alt + F1 au clavier) : cela vous ouvre la FAQ (Foire Aux Questions). Tapez par exemple le mot "remise", ou "cmu" puis cliquez sur "Rechercher" pour avoir de l'information sur ce sujet.
     
  • Si la FAQ ne répond pas à votre interrogation, toujours dans "Aide / F1 Demande d'assistance" (ou F1 au clavier) : vous pouvez envoyer un message au support depuis n'importe quel poste du magasin. 
    Il faudra consulter la réponse dans votre messagerie électronique (E-Mail).
    Si vous êtes dans un module particulier (le dossier d'un client par exemple), nous vous conseillons de cocher "Joindre l'écran", ce qui illustrera votre demande et vous n'aurez pas besoin de nous rappeler les coordonnées du client. Lorsque nous traitons votre demande, nous venons généralement en prise de contrôle sur votre serveur afin d'analyser la situation.
     
     
• Menu "Fonctions" :
   
  
  • Afin d'épurer l'écran, seules les fonctions les plus courantes ont été mises dans le menu en haut à gauche :
    • F7 Créer
    • F6 Imprimer
    • F5 Fermer
       
  • Les fonctions plus "avancées" se trouvent dans le menu "Fonctions" :
    • F8 Dupliquer,
    • F11 Grille (pour faire des totaux ou des exports),
    • F10 Supprimer
    • etc.
       
  • Vous n'êtes pas obligé d'ouvrir ces menus à la souris si vous connaissez les raccourcis clavier.
     
     
• Listes déroulantes :
  
  Elles vous donnent accès aux différents choix possibles. Cependant, il arrive qu'un choix ne soit pas disponible (marque manquante, nouveau prescripteur, etc.). Il faut alors cliquer sur le "+" vert qui se trouve juste à côté. Cela vous dirigera vers le module de saisie de l'information que vous souhaitez renseigner. Ce module (marque, prescripteur) peut être protégé par mot de passe pour que seul le gérant ait le droit de créer de nouvelles références.
   
• Multi-dossiers ou facture multi-équipements :
   
  • Faire "F7 Créer" pour créer un nouveau dossier et choisir l'équipement Optique, Lentille ou Comptoir désiré.
    Pour ajouter un autre équipement dans la même vente (2ème paire, ou nouvelle proposition de devis), cliquer sur l'onglet "+" vert en haut à droite.
    Dans un même dossier, vous pouvez avoir un équipement optique, un équipement lentille et un équipement comptoir.
    Les équipements audio-prothèses sont à activer sur paramétrage. Nous en faire la demande au Support.
     
    L'ajout d'onglet permet également d'ajouter un commentaire ou un document scanné (ordonnance conservée dans le dossier).
    Pour les remises ou l'ajout d'organismes d'assurance maladie et la gestion du tiers-payant, aller dans le premier onglet "Récapitulatif".
    Il faut cliquer sur le titre de colonne "PV net +" pour faire apparaître les colonnes cachées (remise et PV brut).
    
    Pour le cas particulier ou le client ou la mutuelle veut une facture séparée pour l'optique, sans les lentilles, vendues en même temps, vous devez exceptionnellement faire 2 fois "F7 Créer", afin d'avoir 2 dossiers "mono-équipement", donc 2 factures.
     
  • Pour refaire un dossier plus tard, vous faites F8 Dupliquer pour conserver l'ordonnance (il vous sera demandé si vous voulez conserver les produits), ou F7 Créer si vous voulez repartir d'un dossier vierge.
     
     
• La caisse :
  
  Il n'existe pas de "journal de caisse" dans Ivoirnet.
  Vous devez vous rendre dans COMPTA / Fin de journée, et cliquer sur Valider (en bas) pour valider les encaissements de la journée. Cette opération sert à contrôler la caisse et reporter le fonds de caisse de fin de journée en début de journée prochaine.
  Pour l'impression comptable, ou pour la visualisation des encaissements ou factures sur une semaine ou un mois, vous devez vous rendre dans COMPTA / Journal des paiements, et/ou COMPTA / Journal des factures, selon si vous déclarez votre TVA sur les paiements ou les factures.
  
  Le fonds de caisse d'iVoirNet1 est repris lors de la migration. Pour les autres logiciels, la procédure d'initialisation du fonds de caisse est expliquée dans la FAQ suivante : Initialisation du fonds de caisse
  
  Attention : Si vous validez votre caisse en milieu de journée, les encaissements effectués ensuite passeront au jour suivant.
   
• Lors de la migration d'un autre logiciel vers Ivoirnet 2 (V2), les points suivants sont à prendre en compte :
   
  • Tous les dossiers antérieurs à 15 jours sont soldés par une écriture "AVANT CAISSE". Paiement "éponge" ou "joker", qui ne passe pas en caisse. Vous pouvez supprimer ces paiements pour que le client soit à nouveau en attente de règlement. Vous pouvez également recréer des paiements "AVANT CAISSE" pour clôturer un dossier soldé dans votre ancien logiciel.
     
  • Ces dossiers étant soldés, ils ont été facturés dans iVoirNet. S'ils ne l'étaient pas dans le logiciel précédent, il faut continuer à les solder sous ce logiciel, jusqu'à la date de passage à iVoirNet.
      
  • Concernant les tiers-payants, ils ne sont pas récupérés car la structure est complètement différente suivant les logiciels.
    V2 a un processus propre aux TP qui baisse le "reste à charge" du client. 
    Quand vous recevez un règlement TP d'un dossier fait sous le logiciel précédent :
    • aller dans le dossier du client
    • onglet "Récapitulatif" : vérifier que les organismes sont cochés "Remb Cli" au bout de la ligne à droite (permet d'avoir le paiement à charge)
    • onglets "Caisse" puis "Historique des règlements"
    • supprimer le paiement "AVANT CAISSE" qui correspond au TP
    • mettre un paiement CHEQUE ou VIREMENT
    • solder avec un paiement "AVANT CAISSE" s'il reste une part.
       
  • Concernant la télétransmission, si vous étiez chez CODELIS ou RESOPHARMA, il faut résilier votre contrat car IVoirNet2 fonctionne avec un autre concentrateur : AREA SANTE.
     
      
• Création de fournisseurs, de griffes et la saisie de vos articles en stock :
  
  Plus besoin de saisir votre stock manuellement, juste le code barre EAN13 imprimé sur la pochette de la monture suffit (catalogue de 120 000 Ref Montures) ! Cliquer ici pour en savoir plus.
  
  Pour les fournisseur n'ayant pas de catalogue, rendez-vous sur la FAQ suivante : Créer des articles en stock
  
  Si vous avez des doublons de fournisseur, suite à la récupération de votre stock ou création puis réception de catalogue, il faut les fusionner :
  • ARTICLES / Fournisseur
  • Fonctions / Fusion
     
     
• Les tarifs de verres et lentilles ne sont pas repris entre un ancien logiciel et Ivoirnet 2 :
  
  Ils peuvent être traités de 2 manières différentes, soit par formule, soit par prix de vente forcé. Mais ces 2 méthodes peuvent aussi être combinées sachant que le prix de vente forcé est prioritaire sur la formule.
   
  
  • ARTICLES / Formules
    Voir : Prix de vente et formules
     
  • ARTICLES / Prix de vente forcé :
    Dans cette section, dans la colonne "PV Forcé", vous indiquez le prix auquel vous souhaitez vendre la lentille ou le verre correspondant. Mais quelques astuces sont à connaître :
    • Si vous cliquez sur la flèche du bas du clavier après la saisie du prix, ce prix sera affecté à toute la colonne.
    • 0€ oblige le logiciel à prendre la formule correspondante.
      Par défaut, l'ensemble des verres a un prix à 0€ dans cette colonne.
    • Masquer des verres :
      Gestion de la visibilité des verres dans les prix forcés
       
       
• Informations sur votre magasin (adresse, téléphone, ...) :
   
  Vous devez vous rendre dans la section PARAMETRAGES / Magasin.
  Voir : Paramétrage des coordonnées et du logo du magasin sur les impressions
  
  D'une manière générale, nous vous invitons à faire le tour du menu "Paramétrage" et plus particulièrement : Paramétrage / Options, qui permet d'adapter le logiciel à vos besoins.
  
  Les FAQs de la rubrique "COMMENT DEMARRER" répondent généralement aux questions de départ.