[Etre en mode gérant]
Depuis le magasin expéditeur
Vous pouvez créer des cessions pour les montures, ou autres produits en stock, mais pas pour les verres.
Pas de hors stock possible.
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Il faut d'abord paramétrer le magasin à qui envoyer la cession :
- Paramétrages / Magasin
- F7 Créer
- Il est demandé si le magasin a Ivoirnet ou pas. S'il a Ivoirnet, les cessions peuvent être envoyées électroniquement via le numéro de base correspondant. Sinon, le numéro de base est incrémenté automatiquement.
- Le magasin n'a pas Ivoirnet : laisser sur Non et Valider.
Un numéro de magasin sera attribué automatiquement, supérieur à 10000 :
- Le magasin a Ivoirnet : Cliquer sur Oui
=> Si vous ne connaissez pas le numéro, cliquer sur Valider pour créer une demande d'assistance où vous pourrez remplir les informations du magasin qui nous permettrons de vous retourner le numéro à renseigner :
Vous pouvez aussi nous appeler au 0825 000 305 pour avoir l'information directement.
=> Si vous connaissez le numéro ou que nous vous avons répondu, vous pouvez le saisir :
Ce numéro n'est plus modifiable une fois créé. Il ne faut donc pas en mettre un au hasard. Par contre, le magasin est supprimable (Fonctions / Supprimer F10) pour recommencer la création en cas d'erreur.
- Indiquer les informations du magasin :
- son nom
- son adresse, afin d'avoir les informations sur la facture de rétrocession papier.
- Valider
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Pour créer la cession :
- Depuis le menu Articles / Cession
- Double-cliquer sur le magasin créé précédemment :
- F7 Créer
- Un message propose une vente avec TVA (oui/non) :
- Oui, crée une facture avec la TVA sur le prix d'achat => les prix affichés seront TTC :
- Non, crée une facture sans la TVA sur le prix d'achat => les prix affichés seront HT et le montant à encaisser, si vous gérez la caisse pour les cessions, sera HT :
Par contre, sur la facture papier, dans les totaux, le total TVA et le total TTC apparaîtront en plus du HT.
- Saisissez vos articles comme pour une vente normale, ou bippez-les, puis validez à la fin.
- Voir aussi : Ajouter des frais de port sans TVA
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Pour imprimer une facture sans totaux de TVA, quelque soit le type de cession
Aller dans PARAMETRAGES / Impressions, module "Cession", rendre visible la "facture de rétrocession export"
Voir aussi : Autres factures de rétrocession HT
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Pour ouvrir une vente existante :
Procéder de la même façon puis, une fois le magasin ouvert, dans l'Historique des visites, double-cliquer sur la ligne de la vente à consulter.
L'impression ne fonctionne pas si vous n'ouvrez pas le dossier Cession en double cliquant.
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Encaissement
La caisse n'est pas active pas défaut pour les cessions (onglet "Caisse" non visible). Si vous désirez saisir des règlements pour vos cessions, il faut activer le paramètre n° 99 dans PARAMETRAGES / Options (se connecter en tant que Gérant ou Directeur).
Les montants apparaîtront dans les "Restes dus client" tant que les factures ne seront pas soldées.
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Si le magasin destinataire a Ivoirnet
- Déterminer avec lui si ses codes étiquette seront les mêmes (si non existants) ou pas.
- Pour conserver les mêmes codes étiquette, ne rien faire.
- Pour que le magasin receveur ait ses propres codes étiquette primaire, il doit activer le paramètre n° 147 dans PARAMETRAGES / Options.
- Pour que le magasin receveur ait ses propres codes étiquette secondaire, il doit désactiver le paramètre n° 387.
- Pour que le magasin receveur ait le même code étiquette que l'expéditeur, mais avec un préfixe devant, pour le distinguer, remplir le préfixe alphabétique dans le paramètre n° 359. Exemple : préfixe "LP". Avec un code étiquette primaire 00012454 dans le magasin expéditeur, donnera un code secondaire et donc un code étiquette dans la cession et à l'entrée en stock = LP00012454 (le code primaire est toujours numérique).
- Pour envoyer la cession électroniquement : Aller dans le menu Fonctions / Envoi du BL
Le BL sera routé au magasin receveur, grâce à son numéro de magasin, enregistré lors de la création de sa fiche, dans l'heure qui suit.
Si vous n'êtes pas sûr de l'avoir envoyé ou si vous souhaitez la renvoyer, après avoir cliqué sur Envoi BL, un message vous indique que le BL a déjà été envoyé avec la date d'envoi, et si vous souhaitez le renvoyer.
Le débit du stock ne se fait qu'à la facturation. Un BL peut donc être envoyé plusieurs fois sans effet sur le stock expéditeur. Le magasin receveur n'a, par contre, pas d'alerte et reçoit, normalement, autant de fois que de BL envoyé. Il faut donc réenvoyer uniquement si le magasin destinataire n'a rien reçu.
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Pour imprimer la facture ou si le magasin destinataire n'a pas Ivoirnet :
Ouvrir la cession en double-cliquant dessus et faire F6 Imprimer puis cocher la "Facture cession" ou "Facture de rétrocession".
Voir aussi : Autres factures de rétrocession HT
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Comptabilité :
Les factures de cessions ne sont pas présentes dans le Journal des Factures mais dans le Journal des Cessions (menu COMPTA). Elles ont une numérotation différente.
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Annuler une cession :
Le bouton "Créer un avoir" a été ajouté au bas du "Récapitulatif".
Visualiser les cessions en attente de transfert
Une fois émise, la cession est stockée sur le serveur VERTICALOPTIC avant d'être récupérée par le magasin receveur.
Pour savoir si la cession a bien été transférée sur ce serveur, il faut vous rendre sur l'extranet : Accès à l'extranet depuis Ivoirnet ou comment envoyer mes factures à mon comptable
et vous rendre dans le menu "Mon compte / Mes Cessions en cours" :
Vous pourrez ainsi visualiser les cessions dont vous êtes le destinataire ou l'émetteur (en attente de transfert vers le destinataire). Les numéros affichés étant les numéros des magasins :
L'affichage n'est pas immédiat. Compter 5 min entre l'envoi du BL et l'affichage sur l'intranet. Si vous ne voyez pas la cession après ces 5 minutes, alors il faut renvoyer le BL. La cession n'est pas partie.
Depuis le magasin receveur (qui a iVoirNet)
Lorsque la cession est arrivée, un message défilant en rouge au bas de l'écran vous en avertit :
Cliquer sur le message ou aller dans "Articles / Réception cession" pour la récupérer et traiter les articles.
- Cocher les articles à importer, soit un par un, soit via le bouton "Inverser la sélection" pour tout cocher en une seule opération
- Modifier les familles, libellés si besoin : Attention, les familles visibles et modifiables doivent faire partie du même TYPE de famille que l'article d'origine, pour ne pas perdre les attributs de l'article.
Par exemple :
- une famille SOLAIRE, qui fait partie du type MONTURE, tout comme la famille MONTURE, pourra être modifiée en famille MONTURE.
- un produit lentille créé dans le magasin d'origine en PARAOPTIQUE, a pour type de famille DIVERS. Vous ne verrez donc, si vous souhaitez changer la famille, que des familles dans le type DIVERS.
Aller dans ARTICLES / Famille pour parcourir les différents TYPES de famille existants et que vous ne pouvez modifier. Vous ne pouvez modifier que les familles.
- Valider en bas pour lancer l'import.
Remarque : les codes étiquettes sont, par défaut, repris du magasin expéditeur. Il faut activer le paramètre n° 147 ou 359 dans le magasin receveur, avant l'import de la cession, pour que les codes soient différents. Voir le paragraphe 6.1 ci-dessus.
