Les dépréciations doivent être réalisées avant ou pendant l'inventaire :
Faire une dépréciation
Pour démarrer, aller dans Articles / Inventaire
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Comment pointer ?
- Sélectionner une zone (présentoir, tiroir, atelier) pour classer les pointages.
Ce n'est pas obligatoire, vous pouvez tout pointer sans indiquer de zone. Dans tous les cas, la colonne Zone" vous rappelle dans quelle zone le pointage a été fait :
La case "Afficher uniquement les pointages de la zone en cours" permet de filtrer sur la zone choisie
Les 2 onglets permettent :
- de saisir dans le premier ("Pointage")
- de voir immédiatement les différences avec le stock enregistré dans le second ("Liste des écarts")
- Pointage
- Modifier la quantité à chaque saisie si nécessaire. Elle se réinitialise à 1 si vous l'avez augmentée à un moment donné.
- Si vous n'avez pas de douchette :
- Saisir le code barre ou code étiquette de l'article dans le champ "Code barre"
- Faire "Tabulation" au clavier pour valider la ligne et retourner dans le code barre.
- Astuce pour aller vite : Rester dans le champ "Code barre" et faire varier les quantités avec les flèches haut et bas du clavier : pas besoin d'aller dans le champ "Quantité".
- Si vous avez une douchette : Cocher la case "Activer mode douchette"
- mettre le curseur dans la zone code barre et scanner l'article :
la ligne de l'article doit apparaître avec la quantité indiquée avant le scan
Vérifier que les quantités sont celles indiquées avant de poursuivre. Si elles sont différentes, suivre cette procédure pour paramétrer la douchette :
INVENTAIRE : Problème de quantité avec l'utilisation de la douchette
- Supprimer un pointage :
En cas d'erreur de saisie, cliquer sur le "-" rouge à droite de la ligne :
Vous pouvez quitter l'inventaire à tout moment, les saisies sont enregistrées instantanément ; il est inutile de valider.
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Ou saisir l'inventaire ?
L'inventaire peut être saisi sur des postes différents.
La liste des pointages affiche les articles pointés dans toutes les zones et par tous les utilisateurs. Des colonnes affichent les zones et l'utilisateur qui a réalisé chaque pointage.
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Que faut-il saisir ?
- IMPORTANT : Les produits sortent du stock lors de la facturation (par défaut), ou lors de la livraison (si le paramètre n°81 dans Paramétrages / Options a été modifié et que vous n'êtes pas en mode de télétransmission SESAM-Vitale). Vous devez donc saisir les montures qui se trouvent dans les péniches, à l'atelier, en attente de facturation ou livraison (état "réservé" dans le module Article).
Il n'y a donc pas de liste des produits non livrés à imprimer, comme dans IvoirNet1.
- Les articles de présentation doivent être saisis, sauf s'ils sont considérés comme des produits en consignation (pas physiquement en magasin ou articles non achetés), comme, par exemple, les forfaits.
Les articles en dépôt-vente doivent être saisis.
En règle général, tout article physiquement en magasin, qui n'est pas encore facturé, doit être saisi.
- Si aucun produit dans une famille n'a été pointé, lors de la validation de l'inventaire, la famille n'est pas prise en compte. La validation de l'inventaire prend en compte tout le stock théorique.
Si vous ne souhaitez plus voir d'étuis, par exemple, il faut en saisir "1" afin que la comparaison théorique / physique soit faite et les étuis ne seront plus présents dans l'inventaire, sauf celui saisi.
Il conviendra alors, dans un second temps, de supprimer l'article saisi dans le menu article, avant validation de l'inventaire.
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Si vous vendez un article déjà pointé
Si un article est livré (donc à la facturation pour la plupart des opticiens) alors qu'il a été pointé, il disparaît normalement de la liste des pointages (à vérifier après la livraison).
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Comment lire la liste des écarts ?
- Les règles d'affichage
- Si une monture est pointée sans écart, elle ne s'affiche pas dans la liste des écarts.
Si on pointe la même quantité que la qté physique, pas d'écart.
- Si le stock physique théorique est négatif, même s'il y a un écart avec le pointage, il ne s'affiche pas. Mais le recalcul du stock se fera quand même à la validation de l'inventaire.
- Au pointage d'une première monture, les autres montures de la marque sortent en écart.
Par défaut, vous pouvez saisir 4 marques différentes sans que toutes les montures du stock sortent en écart.
C'est le paramètre 72, dans les Options du logiciel, qui définit ce nombre. Il est à 5 marques par défaut. Cela signifie qu'à partir de 5 marques saisies dans les pointages, toutes les montures (toute marque confondue) apparaissent dans les écarts : elles seront donc recalculées après validation.
Cela signifie également que vous pouvez faire des inventaires partiels sur 4 marques au maximum.
Exemple :
Si vous saisissez les montures de 4 marques différentes, ne s'afficheront dans les écarts (et donc seront recalculées après validation) que les montures de ces 4 marques. Toutes les autres marques de monture resteront au même état dans votre stock.
une monture Rayban et une solaire Rayban comptent pour 2 marques différentes.
Ce nombre peut être modifié dans Paramétrages / Options : n°72.
- Les quantités
- la quantité pointée est à zéro lorsque l'article n'a pas encore été saisi. Elle est différente de zéro lorsque l'article a été saisi mais avec une quantité qui diffère de celle du stock (quantité physique). D'où un écart.
- la quantité physique (phys.) c'est la quantité en stock théorique avant l'inventaire.
- la quantité écart, c'est la différence entre la quantité pointée (stock réel) et la quantité physique (stock théorique). Tant que rien n'a été saisi, elle est égale à la quantité physique en négatif.
- la quantité réservée, c'est le nombre d'article en vente en attente de facturation ou de livraison (selon le paramètre n°81), donc toujours dans le stock (inclu dans la quantité physique).
- la quantité commandée, c'est le nombre d'article en cours de commande, mais pas encore dans le stock (exclu de la quantité physique).
Ici, une seule monture de marque MARIUS a été pointée en qté 1. Elle n'était pas en stock théorique (qté phys 0 dans la fiche article), d'où un écart de 1 :
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Imprimer la liste des écarts ou la liste des pointages
Cliquer dans le menu de gauche "Imprimer" (F6 au clavier).
Vous avez le choix entre la liste des pointages et la liste des écarts.
Vous pouvez lancer l'impression de l'une et/ou de l'autre, rien ne sera recalculé en fin d'impression.
La "liste des écarts (Ancien inventaire)" n'est à imprimer que si vous êtes passé par la fonction "Ancien inventaire". L'impression n'est pas valide sinon.
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N'oubliez pas la dépréciation si vous devez en réaliser une
Faire une dépréciation
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Sauvegarde juste avant la validation
Vous pouvez réaliser cette opération manuellement, sur le serveur, si vous souhaitez pouvoir revenir à un état particulier précédant la validation :
Faire une sauvegarde sur clé USB
Une sauvegarde automatique se fait à présent avant et après la validation mais celle-ci peut échouer pour une raison ou une autre, surtout si vous validez l'inventaire sur une table de vente.
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Valider l'inventaire et recalculer le stock
Il est préférable de valider l'inventaire depuis le serveur (ou poste principal) car il contient la base de données. Les sauvegardes automatiques de la base, avant et après la validation, ainsi que les exports des extractions dans le dossier "joint" se feront ainsi en local. Cela permet de parer à toute coupure réseau éventuelle.
- Cliquer sur "Valider inventaire".
Le logiciel vous propose alors l'impression de la liste des écarts.
Vous pouvez aussi simuler son impression en faisant "Aperçu avant impression" du menu de gauche.
Le recalcul est demandé à la fermeture de l'impression ou de l'aperçu.
- Cliquer sur Fermer
Un message de confirmation apparaît :
- Répondre "Non" si vous souhaitez annuler le recalcul du stock
- Répondre "Oui" pour recalculer votre stock et valider définitivement l'inventaire
- deux sauvegardes de la base de données sont effectuées : l'une avant et l'autre après la validation, dans votre dossier Joint\inventaire sur le serveur. Elles seront recopiées sur votre support externe s'il est branché.
- un export automatique de l'état de stock, avant et après la validation, de la liste des pointages et de la liste des écarts, après la validation, est réalisé à ce moment là, sur le serveur dans \\Joint\inventaire\.
- Le module se ferme automatiquement.
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Visualiser la valeur de votre nouveau stock
Ouvrir X:\Joint\inventaire puis le PDF venant juste d'être exporté "Inventaire - Etat de stock apres inventaire - [Date et heure inventaire].pdf".
Ancienne procédure :
Aller dans :
- Marketing Stats avancées
- Cliquer sur la ligne "Etat de stock à une date donnée"
- Faire "Exécuter" dans le menu de gauche (ou F12 au clavier)
- Indiquer la date et l'heure de l'inventaire
- refaire "Exécuter" dans le menu
- faire "Imprimer" ensuite (ou F6 au clavier)
- puis de nouveau "Imprimer" ou "Aperçu avant impression" : sur la dernier ligne, voir le total des "Prix moyens pondérés"
Le Prix Unitaire Moyen Pondéré (PUMP) est la moyenne des prix d'achat remisés lors des entrées en stock. Si le stock est à 0, il est égal au PA HT remisé. Il est visible dans l'onglet "Mouvement de stock" des fiches articles.
Le prix d'achat du détail de la fiche article n'est pas utilisé dans le calcul de l'état de stock. Si l'article a été entré en stock avec un PA à 0 puis qu'il a été modifié ensuite, l'état de stock comptera un PA à 0 € pour cet article. Le PA doit être AUSSI modifié dans l'onglet "Mouvement de stock".
Voir : Comment corriger le PUMP ?
Les prix unitaires moyen pondérés et les prix dépréciés sont multipliés par la quantité pour donner les totaux PMP et dépréciés, uniquement sur l'impression ou l'export PDF (ce n'est pas le cas via F11 liste avancée et donc l'export Excel).
Voir aussi :
